Microsoft 365
Microsoft 365 Copilot einführen: Warum die Rechte zuerst kommen
Microsoft 365 Copilot greift auf alle Inhalte zu, die der jeweilige Nutzer öffnen darf. Sind Dateien in SharePoint, Teams oder OneDrive zu großzügig freigegeben, findet Copilot sie und kann ihren Inhalt in Antworten verwenden. Deshalb sollten Unternehmen vor der Einführung ihre Berechtigungen prüfen.
Danach empfiehlt sich ein Start mit einer Pilotgruppe, begleitet von Schulungen und früher Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutz.
Copilot sieht, was der Nutzer sehen darf
Microsoft 365 Copilot ist ein KI-Assistent, der in Word, Excel, Outlook, Teams und weiteren Microsoft-Anwendungen arbeitet. Er durchsucht für seine Antworten E-Mails, Chats, Besprechungen und Dateien des Nutzers. Dabei hält er sich an die bestehenden Berechtigungen: Copilot zeigt keine Inhalte, auf die der Nutzer nicht ohnehin Zugriff hat.
Copilot schafft also keine neuen Zugriffsrechte. Er macht aber sichtbar, welche Rechte bereits bestehen. Eine Datei, die versehentlich für alle Mitarbeiter freigegeben ist, blieb bisher oft unbemerkt, weil niemand gezielt nach ihr gesucht hat. Copilot findet sie, wenn sie zur Frage passt.
Das Oversharing-Risiko bei Microsoft 365 Copilot
Oversharing bedeutet, dass Inhalte für mehr Personen zugänglich sind als nötig. In vielen Microsoft-365-Umgebungen ist das über Jahre gewachsen. Ein Mitarbeiter fragt Copilot etwa nach Gehaltsstrukturen und erhält Informationen aus einer Excel-Tabelle der Personalabteilung, die versehentlich für alle freigegeben war.
Typische Ursachen sind:
- Freigabelinks, die für alle Personen in der Organisation gelten.
- Öffentliche Teams, deren Dateien jeder im Unternehmen lesen kann.
- SharePoint-Seiten, auf die große Gruppen wie „Jeder außer externen Benutzern“ Zugriff haben.
- Ordner ehemaliger Projekte, deren Freigaben nie zurückgenommen wurden.
Freigaben in SharePoint, Teams und OneDrive prüfen
Vor dem Start sollten Sie herausfinden, wo sensible Inhalte liegen und wer darauf zugreifen kann. Besonders wichtig sind Bereiche mit Personal-, Finanz-, Vertrags- und Geschäftsführungsdaten. Microsoft stellt dafür Berichte im SharePoint Admin Center bereit, die etwa breit geteilte Inhalte und Freigabelinks auflisten. Welche Berichte verfügbar sind, hängt von Ihren Lizenzen ab.
Danach geht es ans Aufräumen: Freigaben auf die tatsächlich Berechtigten beschränken, öffentliche Teams mit vertraulichem Inhalt auf privat umstellen und die Standardeinstellung für neue Freigabelinks auf bestimmte Personen setzen. Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview lassen sich besonders schützenswerte Dokumente zusätzlich kennzeichnen und absichern.
Das Aufräumen lohnt sich auch ohne Copilot. Zu weit gefasste Freigaben sind ein Sicherheitsrisiko, unabhängig davon, ob eine KI im Spiel ist.
Pilotgruppe, Schulung, Betriebsrat und Datenschutz
Ein schrittweiser Start mit einer Pilotgruppe hat sich bewährt. Wählen Sie Beschäftigte aus verschiedenen Abteilungen, die offen für neue Werkzeuge sind und Rückmeldung geben. So sehen Sie, wo Copilot im Alltag hilft und wo noch Berechtigungsprobleme auftauchen.
Schulungen sind wichtig, damit Nutzer gute Anfragen formulieren und Ergebnisse kritisch prüfen. Copilot kann Fehler machen, Verantwortung für das Ergebnis trägt weiterhin der Mensch.
Gibt es einen Betriebsrat, sollte er früh eingebunden werden. Copilot verarbeitet Daten über die Arbeit der Beschäftigten und kann damit Mitbestimmungsrechte berühren. Häufig wird dazu eine Betriebsvereinbarung geschlossen. Auch der Datenschutzbeauftragte gehört von Anfang an dazu, um Fragen wie Rechtsgrundlage und Transparenz gegenüber den Beschäftigten zu klären. Die Einzelheiten sollten Sie rechtlich prüfen lassen.
So unterstützt S.WERK bei der Copilot-Einführung
S.WERK prüft mit Ihnen die Berechtigungen in SharePoint, Teams und OneDrive und räumt problematische Freigaben auf. Anschließend begleiten wir die Pilotgruppe, schulen die Nutzer und stimmen die technischen Einstellungen mit Ihrem Datenschutz ab. Sie haben dabei einen festen Ansprechpartner.
Mehr dazu: Microsoft Copilot im Unternehmen · Microsoft 365 und Azure
Häufige Fragen
Kann Microsoft Copilot auf alle Dateien im Unternehmen zugreifen?
Nein. Copilot greift nur auf Inhalte zu, die der jeweilige Nutzer selbst öffnen darf. Sind Dateien zu großzügig freigegeben, kann Copilot sie allerdings in Antworten verwenden.
Was ist Oversharing in Microsoft 365?
Oversharing heißt, dass Dateien oder Seiten für mehr Personen freigegeben sind als nötig, etwa für die ganze Organisation. Copilot kann solche Inhalte finden und weitergeben.
Muss der Betriebsrat bei Microsoft Copilot zustimmen?
Häufig ja, weil Copilot Daten über die Arbeit der Beschäftigten verarbeitet und damit Mitbestimmungsrechte berühren kann. Klären Sie die Einzelheiten mit Betriebsrat und Rechtsberatung.
Wie bereite ich Microsoft 365 auf Copilot vor?
Prüfen Sie Freigaben in SharePoint, Teams und OneDrive, schränken Sie zu breite Zugriffe ein und kennzeichnen Sie vertrauliche Dokumente. Starten Sie dann mit einer Pilotgruppe.
Wie sieht das bei Ihnen aus?
Wie das bei Ihnen aussieht, klären wir am besten im Gespräch. Wir sagen Ihnen, was davon für Ihren Betrieb wichtig ist.